Как построить эффективный график платежей
Как построить эффективный график платежей
Успех деятельности компании зависит от многих факторов, в том числе и от работы финансового отдела. Сегодня многие компании ведут свой график платежей. С его помощью осуществляется контроль движения финансов компании. Инструмент позволяет управлять денежными потоками компании.
Что такое график платежей и зачем он нужен?
Под этим термином понимают конкретные даты, суммы и условия денежных переводов заказчика. Составляется график платежей исходя из поставленной задачи, отчёт подаётся ежедневно, каждый месяц, квартал, год или в произвольном порядке. При составлении графика в обязательном порядке, между партнёрами оговариваются условия и форма оплаты денежных средств. График формируется как отдельный бланк в виде таблицы в произвольном порядке.
График прикладывает к основному договору между поставщиком и потребителем. Документ служит подтверждением, взятых на себя обязательств одной из сторон.
График платежей выполняет основную функцию, его цель – фиксирование точных дат предоплаты за поставленный товар или предоставленную услугу. Документ позволяет отслеживать всю историю платежей, это удобно когда крупная сумма вносится по частям.
Как составляется график платежей
Исходя из того что график может быть плавающим или фиксированным, необходимо согласовать с партнёрами, наиболее приемлемый для обеих сторон порядок платежей. Иными словами поставщик и покупатель, обязаны согласовать конкретные сроки поставки товаров или предоставления услуг. Любые отклонения от договора, приведут к санкциям и штрафам.
В случае с гибким графиком, дата выплат будет зависеть от срока поставки товара, то есть, платёж осуществляется сразу же, после того как товар был доставлен.
Редактирование графика платежей.
Исходя из обстоятельств, по согласованию сторон, в документе можно вносить небольшие изменения. Таким образом, избежать конфликтной ситуации, которая нередко возникает между заказчиком и покупателем.
Отслеживание платежей
Что бы платежи производились согласно условиям договора, с обеих сторон назначаются ответственные сотрудники, которые обязаны отслеживать все поступления исходящие от партнёров. Обычно эту функцию выполняет помощник бухгалтера. Такой контроль необходим, что бы избежать просрочек по платежам и поставке груза.
К отслеживанию платежей необходимо относится со всей ответственностью, за нарушение одной из сторон, пункта договора, следуют штрафные санкции в виде неустоек за просроченный платёж или не вовремя оказанную услугу.
Размер пени, штрафов, должен прописываться в основном договоре, без этого, без этого, взыскивать с ответчика, возврата денежных средств нельзя.
Составление графика
На сегодняшний момент, единой формы составления бланка платежей нет, документ составляется в произвольном порядке. В случае если имеется утверждённый в политике предприятия шаблон, используют именно его. Бланк графика платежей, можно составить самостоятельно, с помощью специальной программы или скачать готовый шаблон с сайта. Документу обязательно присваивается номер, вся информация вносится в журнал отчётности. Сюда же вносят все сведения о заключённых ранее договорах.
Документ составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у заказчика, а другой у исполнителя. После утверждения документ подписывается руководителями предприятий обеих сторон.
Что должен содержать график платежей
Документ содержит информацию о поступлениях средств, конкретную сумму перевода, сведения о получателе платежа, способ расчётов между организациями, сроки платежей. Документ составляется в форме таблицы состоящей из строк и столбцов, в строках указываются расходная статья или контрагенты. Суммы вносятся по столбцам, это необходимо для учёта структуры платежей. Каждый столбец соответствует отделам предприятия. Такая форма заполнения, удобна тем, что позволяет видеть каждый платёж по отдельности и всю сумму целиком. Разбив счёт по столбцам, можно увидеть, сколько средств должно находиться на счёте каждого отдела компании.
Заполнение графика платежей
Составление графика платежей особой сложности не вызывает, все данные берутся из условий договора между заказчиком и исполнителем. Главное это контролировать исполнение оплаты по договору. Не редко случается, когда заказчик просит передвинуть сроки оплаты, в связи с непредвиденными обстоятельствами. В этом случае, компания контрагент может стать на сторону заказчика, принять его условия. Исходя из этого, партнёры могут договориться о частичном погашении задолженности. Лучше всего разбить сумму на несколько частей и выплачивать поэтапно.
Для ускорения процесса учёта, применяют специальные программы для бухгалтеров. Таким образом, все сведения о поставках и оплате выводятся автоматически.
