Наиболее распространенные ошибки в планах обеспечения непрерывности бизнеса
Наиболее распространенные ошибки в планах обеспечения непрерывности бизнеса
Тесты планов обеспечения непрерывности бизнеса, которые проводятся, и моделирование кризисных ситуаций показывают, что большинство компаний допускают одни и те же основные ошибки. Итак, чего следует избегать и о чем организации обычно забывают при создании плана обеспечения непрерывности бизнеса ?
Тестирование планов обеспечения непрерывности бизнеса — в форме упражнений и моделирования кризисных ситуаций — проверяет эффективность решений в компании и проверяет подготовку и компетентность команды. Хотя каждый раз эти тесты различаются и адаптируются к специфике конкретной организации, ее правилам и процедурам, мы замечаем, что некоторые нарушения происходят очень часто, независимо от отрасли, к которой принадлежит тестируемая компания. Один и тот же вывод приходит неоднократно: план обеспечения непрерывности бизнеса — непрактичный документ, и его процедуры на самом деле не защитят организацию от кризиса.
Наиболее распространенные выводы, сделанные после тестирования планов обеспечения непрерывности бизнеса и моделирования кризисных ситуаций:
1. Устаревшие документы
Течение времени также зависит от прохождения документации, которая включает такие важные данные, как списки контактов (устаревшие, например, из-за ротации сотрудников), ключевые подрядчики, разделение задач или компетенции по принятию решений.
2. Ограничение рисков, типичных для организации
Очень часто предприятия не принимают во внимание все угрозы, важные для поддержания непрерывности бизнеса, и ограничиваются только проблемами, связанными с их типичными операциями, забывая, например, о цепочках поставок, кибератаках или полностью независимых от них событиях, таких как пандемии или стихийные бедствия.
3. Нет подробностей о действиях
Бывает, что планы обеспечения непрерывности бизнеса носят слишком общий характер и не включают важных деталей, конкретных шагов, которые необходимо предпринять. Это связано с отсутствием опыта антикризисного управления и неспособностью реалистично представить кризис, понять, что наступление события действительно возможно. Часто только в момент моделирования кризиса сотрудники обнаруживают, что они пропустили важные этапы корректирующих действий или не позаботились о таких важных элементах, как наличие контактных номеров для членов команды.
4. Нет четкого разделения ролей и обязанностей
Еще одна проблема — отсутствие ясности в отношении того, кто из членов команды отвечает за конкретные обязанности и как действовать в случае кризиса.
5. Нет приоритетных ... или наименее важных процессов
Важно не только заранее определить, какие из процессов и действий критически важны для поддержания непрерывности бизнеса, но и определить, какие из них наименее важны. Да, чтобы отменить их в нужный момент или временно приостановить. Такой подход помогает избежать неправильных бизнес-решений и экономит время на их принятие.
6. Не те люди в неправильном положении
Моделирование событий часто показывает, что люди, которых считают хорошими лидерами, терпят неудачу в кризисных ситуациях . Управление командой при нормальных обстоятельствах — это не то же самое, что управление кризисом. Этот вопрос касается не только менеджмента, но и людей на других должностях.
7. Новые сотрудники не знают процедур
В то время как отделы кадров уже знают, что необходимо обеспечить надлежащее адаптацию сотрудника, менеджеры не обязательно помнят, что обучение новых сотрудников управлению кризисными ситуациями и ознакомление их с действующими процедурами не менее важны.
8. Некомпетентное управление кризисной коммуникацией
Хотя в значительном количестве компаний есть PR-команды, не все из них должным образом подготовлены к проведению кризисных коммуникаций. Это требует гораздо большей приверженности, чем повседневное общение, которое заключается в поддержании интересов клиентов или средств массовой информации. Компаниям не только не хватает соответствующих навыков, но и нет планов кризисных коммуникаций.
9. Неадекватное общение внутри компании
Отсутствие заранее установленных процедур для потока информации приводит к тому, что команды не могут общаться друг с другом. Неадекватное общение также относится к методу передачи информации о кризисе. Бывает, что команда узнает о кризисе из внешних источников (например, из ТВ или Интернета).
10. Недостаточно резервных ресурсов
Распространенная проблема — отсутствие процедур на случай проблем с доступностью ключевых компонентов и сервисов. Компании также не уточняют, что они будут делать, если будут вынуждены предоставлять услуги за пределами площадки.
11. Неспособность адаптироваться к случаю удаленной работы
Хотя в нынешней ситуации пандемии многие компании догнали адаптацию компании и подготовку сотрудников в случае необходимости работать из дома, тем не менее некоторые компании не имеют конкретных (и безопасных) процедур и технических решений, позволяющих работать вне дома. офис.
12. Устаревшие рабочие процедуры
Планы обеспечения непрерывности бизнеса — это документы, срок действия которых истекает очень быстро . Процедуры, разработанные два года назад, могут оказаться совершенно бесполезными, например: потому что появляются новые риски и угрозы, которые раньше не учитывались.
